Facture
La facturation automatisée est une option dédiée qui nous autorise, sur la base d’un mandat signé, à émettre et envoyer les factures à votre nom. Elle n’est pas active par défaut.
Pour qui
Votre client. La facture lui est envoyée par email avec un lien sécurisé pour la télécharger. Vous recevez une copie pour vos archives.
Pour quoi
Justificatif comptable conforme. Permet à votre client de récupérer la TVA si applicable, et à vous de tenir une comptabilité propre sans avoir à émettre les factures vous-même.
Ce qu’elle contient
- Votre raison sociale, SIRET, numéro de TVA et adresse en en-tête.
- Informations client : nom, adresse si renseignée.
- Référence de la réservation.
- Détail du trajet.
- Prix HT, TVA, prix TTC.
- Vos mentions légales.
- Numéro de facture : séquentiel, conforme aux obligations comptables.
Pré-requis avant émission
Vos informations entreprise à jour : raison sociale, SIRET, TVA, adresse, taux de TVA applicable, IBAN et BIC pour l’affichage sur la facture.
Génération
Une fois l’option active, depuis la fiche d’une réservation dans l’onglet Réservations (statut confirmé, dispatché ou multiple), bouton Générer la facture. Un formulaire s’ouvre avec plusieurs options.
Options disponibles à la génération
- Ajouter une surcharge à la facture : pour appliquer un montant supplémentaire (TTC) en cas de détour, retard ou autre incident lié au client. Vous saisissez le montant et une courte description (ex. Attente supplémentaire, Détour demandé). La surcharge s’ajoute au total de la facture.
- Ajouter un lien de paiement à la facture : si un solde reste à régler, vous pouvez coller un lien Stripe, SumUp, PayPal ou équivalent (commençant par
https://). Le lien est affiché sur le PDF et dans l’email envoyé au client. - Message personnalisé (optionnel) : un texte ajouté à l’email d’envoi de la facture (remerciements, informations complémentaires). Il n’apparaît pas sur le PDF de la facture.
- Régime de TVA : par défaut, la facture est émise avec le taux de TVA configuré dans vos informations entreprise (10 % en France pour le transport de personnes). Pour un client professionnel, deux options supplémentaires permettent d’émettre sans TVA : UE hors France (autoliquidation intracommunautaire) ou hors UE (exportation). Ces options n’apparaissent que si une entreprise cliente est renseignée sur la réservation. En cas de doute sur le régime applicable, consultez votre comptable.
Aperçu proforma avant envoi
Après validation du formulaire, une version proforma (brouillon) de la facture est générée et affichée pour vérification. Vous y contrôlez les montants, la TVA, les coordonnées et la cohérence générale avant tout envoi. Tant que vous n’avez pas confirmé l’envoi, aucun numéro de facture définitif n’est attribué et rien n’est envoyé au client.
Deux choix à ce stade :
- Confirmer et envoyer : la facture est numérotée, archivée, transmise au client par email.
- Annuler : la proforma est abandonnée, vous pouvez relancer la génération avec d’autres options.
Envoi
Une fois la proforma confirmée, la facture part par email au client (notification Envoi de facture). Vous recevez une copie sur votre adresse utilisateur (notification Copie de facture). Voir Qui reçoit quoi et quand ?.
Numérotation
Automatique, séquentielle, conforme aux obligations comptables. Aucun trou, aucun doublon.
Conservation
La facture émise doit être conservée 10 ans (obligation légale en France). Une copie est archivée automatiquement dans votre interface : vous y accédez à tout moment depuis la fiche de la réservation.
C’est une option à activer
La facturation automatisée n’est pas active par défaut. Pour l’activer, nous avons besoin que vous validiez un mandat de facturation qui nous autorise, en tant que PlanYourDrive, à émettre et envoyer des factures au nom de votre société. Sans ce mandat signé, nous ne pouvons pas générer la facture pour vous.
Comment l’activer
- À l’inscription : option proposée sur le formulaire. Si vous l’avez cochée, nous vous contactons rapidement après l’activation de votre module pour signer le mandat (signature électronique).
- Plus tard : contactez le support. Nous vous transmettons le mandat à signer, puis l’option est activée sous quelques jours.