Qui reçoit quoi et quand ?
À chaque étape d’une course, le système envoie automatiquement des emails et des SMS à votre client, à vous (en tant que gestionnaire ou en tant que chauffeur) et à votre éventuel sous-traitant.
Quelles coordonnées sont utilisées
La logique est intuitive dans la plupart des cas : une notification destinée au chauffeur part vers les coordonnées du chauffeur, une notification destinée au client part vers les coordonnées que le client a saisies.
Une seule subtilité à connaître : les notifications de nouvelle réservation et la copie de facture sont envoyées à l’utilisateur (vous, en tant que gestionnaire de l’entreprise) via les coordonnées de votre fiche dans l’onglet Utilisateurs , pas via votre fiche chauffeur. À l’activation de votre module, fiche utilisateur et fiche chauffeur sont pré-remplies avec les mêmes coordonnées, donc vous recevez tout au même endroit. La distinction prend son sens si vous travaillez en équipe (un gestionnaire et un ou plusieurs chauffeurs).
À la création d’une réservation
- Client : SMS et email (
Enregistrement de réservation). - Vous (gestionnaire) : SMS et email (
Nouvelle réservation), avec un lien vers la fiche réservation .
À la confirmation de la réservation
Quand vous cliquez sur Confirmer sur la fiche réservation (voir Liste des réservations) :
- Client : SMS et email (
Confirmation de réservation), avec le lien vers le bon de transport. - Chauffeur principal (vous) : email (
Trajet confirmé), avec les liens vers l’ordre de mission et le bon de transport. SMS court qui renvoie vers l’email.
À la sous-traitance d’une réservation
Quand vous cliquez sur Sous-traiter sur la fiche réservation et choisissez un chauffeur sous-traitant :
- Sous-traitant : email (
Trajet assigné), avec le lien vers l’ordre de mission qui affiche le montant qui lui est dû (sa rétrocession). SMS court qui renvoie vers l’email.
Avant la course (rappels)
- Client : SMS de rappel avant le départ (
Rappel de trajet), avec coordonnées du chauffeur. - Chauffeur : SMS de rappel avant le départ (
Rappel de trajet), avec coordonnées du client.
Les délais des rappels sont configurables depuis l’onglet Paramètres .
À la modification d’une réservation confirmée
Voir Modifier une réservation pour le détail des champs concernés.
- Client : email (
Modification de trajet), avec le lien vers le nouveau bon de transport. SMS désactivé par défaut. - Chauffeur : email (
Modification de trajet), avec le lien vers le nouvel ordre de mission. SMS désactivé par défaut.
À l’annulation
- Client : SMS et email (
Annulation de trajet). - Chauffeur : SMS et email (
Annulation de trajet).
À l’envoi d’une facture
Voir Facture pour les pré-requis.
- Client : email (
Envoi de facture), avec le lien vers la facture. - Vous (gestionnaire) : email (
Copie de facture) pour vos archives.
Après la course
- Client : email (
Demande d'avis client) avec le lien Google Reviews configuré dans l’onglet Entreprise .